はじめに
株式会社プルーゲン/ITコンサル担当の鈴木です。
「IT豆知識」の記事については、技術的な情報ではなく、概念や考え方、捉え方に主眼をおき、記事を読んでいただいている方にお伝えしたいという主旨で投稿しています。
この記事は、IT化を進めるにあたり何から着手すれば良いのか、また業務に関する情報整理をどう進めたら良いのかを知りたい方向けにお送りします。
あるある話
情報システムありきでは、業務がうまく回らない？！
考えようによっては、システムありきのほうが業務が効率的に回り、情報もしっかり管理でき、結果、適宜マネジメントもできている状態になります。
その多くの場合は、事業立ち上げ当初から情報システムを活用し、そのシステムに合わせた業務フローで業務を進めているケースではないでしょうか？！
事業立ち上げ当初でなくとも、システムに合わせた業務フローで支障なく業務が回っていれば、それはそれで正解です。
少し別のケースを考えてみましょう。
情報システムを導入/活用しているものの、システムでは対応できない業務手続きがやたらとあり、そこに手間や労力がかかっている。
同じ情報を別々のシステムに登録することがあり、二度手間が発生している。
入力作業で情報登録し、システムで集計や処理をした後に、結局、紙へ印刷して配布・保管をしている。
または、情報登録し、システムで集計や処理した後に、システム外部へデータダウンロードし、個別にデータ加工作業をしている。
ちょっと立ち止まって全体を俯瞰して見ると、何かチグハグなことに気づきませんか？！
どうすれば良いのか？
せっかくシステムを利用しているのに、現場は手間が減らず、効率化できているのか？情報が適正管理できてるのか？今一よく分からない状態になっているケースがあります。
これでは、システムへの投資が活きた形にはなりません。
システムが悪い訳でも、現場担当者が悪い訳でもありません。
ただ、順番が違っているのです。
DX化・システム導入「まず、やることは？」でも記述しましたが、まずは業務の棚卸し・見える化をしっかり実施することです。
詳細については、そちらの記事をご一読ください。
最後に
システム導入は焦ってはいけませんが、時間をかければ良いというものでもありません。
これまで人の手で行っている作業ステップを1つ1つ機械へシフトチェンジすることが必要です。
その一連の作業をしっかりシフトチェンジできたときに、その投資がまさしく活きた投資となるでしょう。
もちろん例外はあると思います。その例外をどのように対処するのかを検討すれば良いのです。
もし必要とあれば、弊社からご相談・ご提案をさせていただきますので、お気軽にお問い合わせください。
最後まで記事を読んでいただき、ありがとうございました。
皆さまの事業活動がシステマチックで好循環となりますように。
