今の仕事の流れを整理し、無理なく回る業務の形をつくる。
業務改善を考えたとき、最初にシステムやツールを探してしまうことがあります。
しかし、現在の業務が整理されていない状態で新しい仕組みを導入しても、かえって入力や確認の手間が増えたり、現場に定着しなかったりすることがあります。
プルーゲンでは、まず「誰が・いつ・何をしているのか」「どこで確認や判断が必要なのか」「どの情報がどこにあるのか」を整理します。
そのうえで、人が行う仕事、AIで支援できる仕事、システムで仕組み化した方がよい仕事を分け、現場で継続して回る業務の形を一緒につくります。
こんな課題はありませんか？
属人化している
特定の担当者にしか分からない仕事がある
情報が分散している
紙、Excel、メール、チャットなどに情報が分散している
二重入力が多い
同じ内容を複数の場所へ何度も入力している
確認漏れが起きる
確認漏れ、対応漏れ、申し送り漏れが起きやすい
何から改善すればよいか分からない
業務を効率化したいが、どこから手をつければよいか分からない
仕組み化になってない
システムを導入したが、思ったほど業務が楽になっていない
こうした問題は、個々の作業だけを見るのではなく、業務全体の流れとして整理することが重要です。
プルーゲンの業務DX・業務設計
業務の見える化
現在行っている業務について、担当者、作業内容、確認、判断、情報共有、使用しているツールなどを整理します。
業務の流れを見える形にすることで、どこに負担や重複、属人化が発生しているのかを把握します。
業務フローの整理・再設計
現在のやり方をそのままデジタル化するのではなく、本当に必要な作業なのか、順番を変えられないか、確認方法を簡単にできないかを検討します。
通常業務だけでなく、例外対応や確認待ちなど、実際の現場で起こる状況も含めて整理します。
人・AI・システムの役割整理
すべてを自動化することが最適とは限りません。
人が判断すべきこと、AIが補助できること、システムで自動化・管理した方がよいことを分け、それぞれの役割を設計します。
導入する仕組みの検討
業務整理の結果に応じて、既存のクラウドサービス、生成AI、業務アプリ、独自システムなど、必要な手段を検討します。
大規模なシステム開発を前提とせず、小さく始められる方法も含めて考えます。
支援の流れ
業務整理だけのご相談でも構いません
「システムを作るべきか分からない」
「AIが使えるか知りたい」
「そもそも何が問題なのか整理できていない」
という段階でもご相談いただけます。
解決方法を決める前に、まず現在の仕事を整理することから始めます。
関連する支援
業務整理の結果に応じて、
と組み合わせた支援も可能です。
まずは現在の業務についてお聞かせください。
課題や導入するシステムが決まっていなくても問題ありません。
現在の仕事の流れや困っていることを整理するところから伴走します。