はじめに
株式会社プルーゲン/ITコンサル担当の鈴木です。
今回は「ナレッジ管理」について、投稿してみたいと思います。
ナレッジとは、自社がそれまでの事業活動において蓄積できている知識や実例、経験から得られる知見のことを指します。
どうでしょう、ご自身の事業ではナレッジ管理はされてますでしょうか？
ナレッジ管理の重要性
ナレッジ管理が重要な理由は、いくつか考えられます。
知的財産の管理、人材の早期育成、属人化の予防、業務の標準化などが挙げられます。
ご存知のとおり、今後の日本は労働人口の減少により、企業が必要とする人材の不足が加速していきます。
これまで頼りにしていた人材が流出または引退してしまったとなれば、途端に事業の先行きも暗転してしまうリスクが大いにあります。
そのときに、それまでの事業活動で得た知識や知見を「組織」として蓄積し、管理できていれば、前述のリスクも大幅に軽減できることでしょう。
では、ナレッジ管理を進めるにあたり、どのようなことに着目すれば良いのでしょうか？
着目点
ここでは、あくまでも想定として、うまく行くケースと失敗するケースの両側面で考えてみたいと思います。
どのように必要な情報を蓄積して、関係者内で水平展開するのか、がカギになります。
うまく行くケース
・業務目的や事業目標が関係者間で共有できている。
・業務をマニュアル化できている。（新人でも分かるレベルに落とし込んでいる）
・ノウハウ（コツ、勘）もマニュアルに見える化できている。
・マニュアルの更新、改訂が適度に実施されている。
失敗するケース
・ナレッジ管理の目的が社内関係者間で共有できていない。
・適切な事業分野ごとに区分できていない。
・運用ルールが定まっておらず、各自が慣れた方法で利用している。
・ITツールを導入しているが、操作や作業が手間であり、現場の負担になっている。
マニュアルの電子化
ナレッジ管理の最たるものがマニュアルの電子化かと思います。
皆さんが考える理想のマニュアルとはどのようなものでしょうか？
- 新人でも理解できる
- 文章だけではなく、画像や動画を用いてビジュアル的に理解ができる
- 常に最新のものが閲覧できる
- リアルタイムな更新性と改訂作業の軽減ができる
例えば、各業界の専門用語や独自の業務内容についてマニュアル化したことで習得期間を30％～50％短縮、マニュアルのペーパーレス化によって新旧マニュアルの二重管理が解消、現場マネージャーやリーダーへの問い合わせや業務の停滞が減少、等々のメリットが期待できます。
最後に
いずれにしても活用するのは、私たち人間です。
所属する組織やチームにとってどのようなスタイルや方法が最適なのかは、当事者である皆さまがアイデアを出し合うことが重要です。
当事者意識がなく、アップデートがされないナレッジ管理は、どんなに便利で有用な手段であってもその価値は無いものと同然です。
是非とも、活きた情報を常に共有できる仕組みづくりをご検討いただければ幸いです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
皆さまの事業活動がシステマチックで好循環となりますように。
